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Você sabe quem precisa de um Certificado Digital? Essa Tecnologia está cada vez mais popular entre os empreendedores e profissionais liberais de todos os ramos, isso faz com que muitas pessoas se perguntem sobre a necessidade dessa ferramenta, bem como as suas vantagens.

Com o intuito de solucionar suas dúvidas sobre o assunto, publicamos este conteúdo em que explicamos o que é um certificado, quais são suas funções e seus tipos, depois esclareceremos quem precisa ter um certificado digital para realizar suas atividades, qual é a usabilidade dessa tecnologia ne seus principais benefícios.

O que é um Certificado Digital?

O Certificado Digital consiste em um arquivo eletrônico cuja função é a de permitir que pessoas físicas e jurídicas efetuem assinaturas digitais com plena validade jurídica, identificar-se bem ambientes virtuais, realizar transações online com segurança e muito mais.

Na prática, o indivíduo usa um certificado ICP Brasil para realizar essa atividade. Veja as características do certificado digital feito por esse processo:

• Autenticidade: estabelece a validade de transmissão, garantindo que o destinatário possa comprovar a origem e a autoria da assinatura.
• Integridade: confirma que o Documento não teve seu conteúdo modificado depois de ser assinado digitalmente.
• Irretroatividade: assegura que o documento não seja gerado retroativamente no tempo.
• Não repúdio: garante que o autor não negue a criação e assinatura no documento.

Quais são os tipos de certificados digitais

Os tipos de certificados mais utilizados são o e- CPF e o e-CNPJ e em ambos os modelos A1 e A3.

O e-CPF consiste na identidade digital da pessoa física no meio virtual. Pode ser utilizado para assinar diversos documentos, se comunica com órgãos públicos como Receitas e Sistemas oferecidos pelo governo como o e-Social, além de auxiliar no envio de declaração do Imposto de renda (IR)

O e-CNPJ consiste na identidade digital da pessoa jurídica no meio virtual. Ele viabiliza a autenticação em vários sistemas públicos e privados, é utilizado para assinaturas de documentos em nome de empresas, se comunicar com órgãos como a Receita Federal, acessar programas de governo, além de emitir NF-e (Nota Fiscal eletrônica) e a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica) entre outras aplicações .

Uma outra modalidade utilizada pelas pessoas é o NF-e, esse é usado especialmente para a emissão de nota fiscal, geralmente o interesse por esse tipo são os outros sócios, não administradores ou um colaborador para ter autonomia nessa questão digital dentro da organização.

A1 – é valido por 1 ano e pode ser armazenado no computador ou em um dispositivo móvel como notebook, pode ser feito cópias (Backup).

A3 – é valido de 1 a 5 anos (sendo o de 3 anos o mais utilizado), é armazenado em diversas mídias criptografadas, como Smart Card, Token ou Nuvem. Pode ser bloqueado se houver tentativa de senhas diferentes, como as senhas de bancos, o que permite mais segurança além de proporcionar mobilidade por ser guardado em elemento móvel.

Afinal, quem precisa de um certificado digital?

O Certificado digital fornecer amplas funcionalidades tanto para as pessoas físicas como as jurídicas.

• Pessoas Físicas: Profissionais liberais e pessoas físicas, em geral precisam do certificado digital para garantir a autenticidade nas transmissões eletrônicas e atos na internet. Os contadores, por exemplo usam o certificado digital para:

• Assinar a escrituração contábil e fiscal;
• fazer retificações no CAGED;
• acessar o Receitanet;
• assinar contratos;
• realizar procurações online;
• acessar o site da receita Federal e solucionar pendências;
• evitar declaração do Imposto de Renda (IR);
• entre outros.

Empresas optantes do simples nacional.

Conforme a Resolução CGSN 94\11, o certificado não é obrigatório para uma microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP), tipo empresarial cujo faturamento anual é de R$ 4,8 milhões, salvo nos seguintes casos.

• para recolher o FGTS e entregar a GFIP, quando o negócio tiver mais de 10 colaboradores;
• quando a legislação municipal ou o CONFAZ exigir a emissão de documentos fiscais eletrônicos;
• prestar informações relativas ao ICMS, desde que estejam obrigadas pela legislação do município ou CONFAZ;
• prestar informações á Receita Federal do Brasil (RFB) sobre manutenção de recursos no exterior.

Ressalta-se que a empresa poderá cumprir as obrigações do e-Social somente com o código de acesso (sem certificação, desde que tenha no máximo um colaborador, conforme art. 79, inciso 2 da resolução CGSN 140/2018.

Isso significa que se a organização tiver 2 ou mais funcionários, será necessário ter o certificado digital para se manter regularizada.

Empresa de Lucro Presumido ou real

Todas empresas desses regimes devem emitir (NF-es) necessitando dos Certificados Digitais.

A maioria das declarações mensais e anuais feitas á Receita Federal Brasileira pelo lucro presumido quanto pelo lucro real precisam ser assinadas digitalmente, o que torna obrigatório o seu uso.

Além disso, elas devem fazer transmissões do e-Social e emitir NF-es pelos serviços prestados ou produtos vendidos, o que exige a tecnologia.

Micro Empreendedor Individual

O micro empreendedor individual não precisa de NF-es quando presta serviços ou vende produtos para uma pessoa física. Entretanto, a emissão se torna obrigatória quando o destinatário é uma pessoa jurídica, independentemente do tipo de duração dos serviços, tornando necessário o uso de um certificado digital.

Lembre-se que é possível emitir o documento voluntariamente, mas a legislação pode alterar conforme cada Estado, por exemplo, em São Paulo é necessário fazer inscrição estadual para emitir NF-es.

Por fim, todas as empresas e pessoas físicas que devem realizar transmissões de eventos pelo e-social também precisam de um certificado digital para acessar o sistema.

Qual a usabilidade do Certificado Digital

Quando uma pessoa física ou jurídica precisa utilizar o certificado, mas não o adquire, ela fica impossibilitada a cumprir suas obrigações acessórias, como declarar tributos, emitir notas fiscais, transmitir informações trabalhistas e previdenciárias etc.

Isso acarreta multas bastante pesadas, prejudicando suas finanças, além de causar outros problemas com o poder político, com a impossibilidade de participar de licitações públicas.

Além de garantir a regularidade perante vários órgãos como o fisco, o certificado digital pode ser utilizado para várias coisas.

• Participar de leiloes eletrônicos;
• acessar o e-CAC, Receitanet e outros sistemas da Receita Federal;
• acessar o Conectividade Social (ICP);
• emitir e parcele a documento de arrecadação do simples (DAS);
• cadastrar no INPI;
• emitir declarações do CAGED;
• assinar contratos digitais de cambio;
• enviar a DIPJ;
• acessar o SPED FISCAL;
• retificar o DARF;
• elaborar procurações eletrônicas e muito mais.

Outro certificado digital que fornece diversas funcionalidades especificamente à empresas é o NFe, que permite.

• emitir documentos eletrônicos de diferentes tipos, como NFes;
• emitir documento auxiliar da NF-e (DANFE);
• emitir manifestação de destinatário;
• obter o gerenciamento eletrônico de documento (GED);
• simplificar obrigações fiscais, como a dispensa de obter a autorização para impressão de documentos (AIDF).

Qualquer pessoa pode usar o Certificado Digital  

 

Sim, tanto as pessoas físicas quanto as jurídicas se beneficiam do certificado digital, mesmo que a pessoa não seja obrigada a utiliza-lo , trata-se de um investimento essencial para o seu sucesso profissional ou de companhia, já que a tecnologia garantirá diversas vantagens que criam poderosos diferenciais competitivos, como :

• segurança: garante integridade e autenticidade do documento eletrônico. O certificado faz criptografia dos dados, tornando-os ilegíveis a terceiros de ma-fé (hackers) que tentam subtrair os dados.
• economia: elimina a necessidade de impressão de papel, reconhecimento de firma, armazenamento físico, encaminhamentos e materiais físicos;
• otimização e facilidade: tornar-se mais fácil realizar obrigações fiscais, fazer transações bancárias, assinar documentos etc;
• mobilidade: Permite realização de operações de qualquer localidade, bastando ter acesso a internet.

Fonte: www.infocodigital.com.br
16 de outubro 2019

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