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O que é e como funciona o certificado digital para condomínios?

Atualmente , todos os síndicos devem providenciar o Certificado Digital para condomínios, tanto comerciais como residenciais, isso é necessário para que você consiga cumprir suas obrigações e se manter regular perante a legislação, mas essa tecnologia ainda fornece os benefícios, como agilidade e economia na gestão dos documentos.

Apesar da obrigatoriedade, muitos ainda não dominam o assunto. Por isso, criamos este artigo que reúne as informações relevantes sobre o assunto. Aqui explicamos o conceito e a obrigatoriedade do certificado, quais são as vantagens do certificado digital e como escolher o tipo de certificado adequado. Confira!

O que é um certificado digital e qual é sua obrigatoriedade?

O Certificado digital funciona como uma identidade virtual, tanto uma pessoa física, quanto uma pessoa jurídica. Com esse instrumento, você pode realizar diversos atos sem a necessidade de estar fisicamente em um local, podendo realizar muitas ações diretamente de um computador em seu escritório, na sua residência etc.

A ferramenta permite que você realize assinaturas digitais com validade jurídica, tem a mesma legitimidade que as assinaturas físicas, e atos online com mais segurança. Isso é possível pelo fato de o certificado conferir as seguintes características ás assinaturas:

• Autenticidade: o autor garante que é responsável pela assinatura e criação do documento virtual;
• Confidencialidade: somente as pessoas autorizadas terão acesso as informações dos documentos;
• Integridade: assegura que o documento não pode ser alterado depois que é assinado digitalmente,
• Não repudio: não é possível negar a autoria do documento digital, trazendo maior segurança nos contratos online.

Com essas qualidades, o certificado digital pode ser usado para inúmeras atividades como:

• emitir Notas Fiscais Eletronicas (NF-e);
• acessar ambientes virtuais do governo;
• enviar declarações pela internet;
• efetuar transações bancarias;
• fazer pagamento da previdência social e FGTS;
• realizar procurações online;
• assinar contratos pela internet;
• participar de leiloes online;
• e mais.

Obrigatoriedade para condomínios

Desde o dia 30de julho de 2013, o certificado digital passou a ser obrigatório para um grande número de organizações, incluindo os condomínios. Isso ocorre porque o canal “Conectividade Social “da Caixa Econômica Federal somente podem ser acessados com um certificado digital. Esse é um sistema obrigatório para enviar informações sobre FGTS, INSS, RAIS e outras informações sobre seus colaboradores.

Mesmo se a entidade não tiver colaboradores, esse canal é utilizado para transmitir o do para transmitir o RPA (Recibo de pagamentos de autônomos), documento emitido quando um profissional autônomo presta um serviço ou condomínio.

Também será por meio do certificado digital que o condomínio envia informações à Receita Federal do Brasil (RFB), prefeituras, caixa econômica, entre outros órgãos.

Não será possível cumprir certas obrigações se o síndico não obtiver um certificado, o que deixa o condomínio suscetível a multa dos órgãos fiscalizadores e processos de ex- colaboradores.

Quais as vantagens do certificado digital para condomínios?

Essa tecnologia facilita a vida dos síndicos e outros envolvidos na sua administração de inúmeras formas. De forma geral, as seguintes vantagens são obtidas:

• economia: eliminam-se os gastos com papeis, impressões, canetas, grampeadores pastas e outros materiais de escritório. Além disso, também é eliminada a necessidade de reconhecer firma em um cartório;
• mais espaço: assinar com um certificado é mais fácil e simples do que realizar o processo fisicamente, bastando aplicar o certificado no documento;
• praticidade: assinar com um certificado é mais fácil e simples do que realizar o processo fisicamente, bastando aplicar o certificado no documento;
• segurança: o certificado digital utiliza a tecnologia de criptografia de dados, tornando-os ilegíveis para terceiros de má-fé, o que impede a ocorrência de fraudes, falsificando as outras ilegalidades;
• mobilidade: não será preciso se deslocar até um determinado local para realizar as obrigações, o que também gera economia com traslados ou envios.

Para que você entenda com o certificado digital auxilia a empresa na prática, listamos e explicamos as principais as principais utilidades para um condomínio nos tópicos abaixo.

Assinar documentos remotos

Administrar um condomínio não é nada fácil, por isso é importante para o síndico precisa fechar negócios, assinar termos e emitir documentos. Com o certificado, você pode gerar documentos em word, wordpress ou adobe PDF, procurar pela opção assinatura digital dentro do programa e fazê-lo.

Depois do ato, o arquivo não poderá ser modificado e sua autoria será garantida. Exemplos documentos que podem ser assinados digitalmente são:

• procurações;
• contratos;
• obrigações contábeis e fiscais;
• contratos de confidencialidade;
• recibos de compra e venda;
• documentos enviados á Receita Federal, Tribunais etc.

Manutenção das obrigações fiscais e previdenciárias

Além de conseguir acessar e transmitir informações á Conectividade Social, o certificado digital permite que você acesse outros ambientes e sistemas governamentais, como:

• e-Social: sistema utilizado para enviar informações sobre o cumprimento das obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais dos colaboradores do condomínio;
• e-CAC:  portal de serviços que permite a comunicação entre a Receita Federal e o condomínio;
• RECEITANET: programa utilizado para transmitir declarações sobre tributos federais;
• SPED: sistema usado para transmitir obrigações contábeis e fiscais.

 

Garantir a segurança das transmissões

                                       

É preciso ter muito cuidado se envia ou recebe informações pela internet, já que eles podem vir adulterados, com malwares etc. Mas um dos pontos mais fortes do certificado digital é a segurança proporcionada, tanto ao remetente quanto ao destinatário.

Quando se assina um documento com o certificado, não é possível alterar o documento ou negar a autoria do assinante. Além disso, ele será ilegível para criminosos virtuais (como hackers) que tentaram interceptar as informações e somente o destinatário poderá ler as informações.

 

É importante escolher o certificado digital correto?

 

Existem diferentes tipos de certificados digitais que podem ser adequados ou não à rotina do condomínio, são eles:

• A1: é um software (programa) instalado em um ou mais computadores, tendo validade de ate um ano.
• A3: certificado armazenado em um dispositivo físico, como smart card ou token (pen drive). Para utilizá-lo é preciso que o usuário o insira no computador e digite a senha. Sua validade é de até 3 anos.

 

O certificado digital também se classifica de acordo com o tipo de pessoa que utilizará, podendo ser:

• E-CNPJ: versão digital do CNPJ, tendo a função de identificar uma pessoa jurídica nos ambientes virtuais.
• E- CPF: similar ao anterior, porém, identifica as pessoas físicas.

 

Tanto o e-CNPJ como o e-CPF podem ser do tipo A1 ou A3. Mas o certificado adequado a ser adquirido dependerá se o condomínio tem CNPJ ou CEI, entenda.

• CNPJ: o síndico precisará adquirir um e- CNPJ no nome do condomínio.
• CEI (cadastro específico do INSS): é possível adquirir um e-CPF da pessoa responsável pelo CEI .

Com essa leitura deste conteúdo , conclui-se que é imprescindível que os síndicos providenciem o certificado digital para os condomínios, já que ele é obrigatório para o cumprimento da legislação. Essa ferramenta facilita a rotina do administrador de condomínio e permite que ele se concentre em questões mais importante do condomínio.

Fonte: Infoco.com.br
19 de dezembro de 2019

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